Politique de confidentialité

Le responsable du traitement de vos dossiers est le cabinet qui vous accompagne : ses coordonnées figurent dans votre espace client, ou sur la page de suivi ou de partage qu’il vous a transmise. Dans cette politique, « nous » désigne ce cabinet. Les services en ligne reposent sur une plateforme éditée par LEXIGO, qui intervient comme éditeur et prestataire technique. Pour toute question relative à vos données personnelles, vous pouvez écrire à votre cabinet.

Selon le service que vous utilisez, nous traitons :

• Données d’identification et de contact (nom, prénom, adresse email, téléphone, cabinet rattaché) — pour créer et gérer votre accès au portail et communiquer avec vous. Base légale : exécution du contrat / des mesures précontractuelles.
• Données relatives à vos dossiers de formalités (sociétés, formalités juridiques, documents, échanges, demandes, devis, factures) — pour réaliser les prestations de formalités juridiques confiées au cabinet. Base légale : exécution du contrat.
• Documents que vous déposez (pièces justificatives, actes, statuts, pièces d’identité éventuelles) — pour instruire vos formalités. Base légale : exécution du contrat ; obligation légale pour les pièces comptables et réglementaires.
• Données de connexion et de sécurité (identifiants de session, journaux d’activité, adresse IP sous forme hachée pour les liens publics de suivi et de partage) — pour sécuriser les services et prévenir les abus. Base légale : intérêt légitime à la sécurité des services.
• Données de facturation et comptables — pour établir et conserver les documents comptables. Base légale : obligation légale.

Nous appliquons le principe de minimisation : nous ne collectons que les données nécessaires aux finalités ci-dessus. Merci de ne pas faire figurer de données sensibles (santé, opinions…) dans les champs de texte libre.

Dans le cadre de la gestion des dossiers, nous pouvons enrichir les fiches de sociétés à partir de bases de données publiques officielles (répertoire SIRENE de l’INSEE / base des entreprises), ce qui peut inclure des données relatives aux dirigeants (nom, prénom, fonction). Ces données proviennent de sources publiques ; leur traitement repose sur l’intérêt légitime à tenir à jour des informations d’entreprise exactes (RGPD art. 14).

Vos données sont accessibles aux collaborateurs habilités du cabinet. Nous faisons appel à des prestataires techniques (sous-traitants au sens du RGPD) agissant sur nos instructions :

• hébergement de l’infrastructure et des données (Union européenne) ;
• envoi des emails transactionnels (prestataire établi en France) ;
• supervision technique et détection d’erreurs (données en région UE).

Certaines données peuvent être transmises, à votre demande ou pour les besoins des formalités, à des tiers responsables de leur propre traitement : administrations et registres (notamment l’INPI / Guichet unique), et, le cas échéant, l’outil comptable du cabinet.

Nous ne vendons ni ne louons vos données personnelles.

Les données applicatives sont hébergées dans l’Union européenne (France). Nous privilégions des prestataires situés dans l’UE. Lorsque vous partagez volontairement un document via un lien public, le destinataire que vous choisissez peut se trouver hors de l’UE : ce transfert résulte alors de votre propre initiative.

Nous conservons vos données pour la durée nécessaire aux finalités poursuivies, puis nous les archivons ou les supprimons :

• dossiers clôturés : conservés le temps requis par les délais de prescription applicables, puis anonymisés ou supprimés ;
• pièces comptables et de facturation : 10 ans (obligation légale) ;
• comptes du portail inactifs : supprimés ou anonymisés après une période d’inactivité prolongée ;
• liens publics de suivi : supprimés automatiquement après leur expiration ; journaux d’accès aux partages : durée limitée ;
• journaux techniques et de sécurité : durée limitée à ce qui est nécessaire au diagnostic et à la sécurité.

Les durées précises sont en cours de formalisation avec notre conseil et seront précisées dans notre registre des traitements.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées : chiffrement des échanges (HTTPS), cloisonnement strict des accès par cabinet, authentification et gestion des droits, hachage des adresses IP sur les surfaces publiques, chiffrement des identifiants sensibles, et journalisation des actions critiques.

Conformément au RGPD, vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité de vos données. Vous pouvez les exercer en écrivant à votre cabinet. Nous répondons dans un délai d’un mois. Certaines données pouvant être conservées au titre d’une obligation légale (par exemple les pièces comptables), l’effacement peut ne pas s’appliquer à ces données ; nous vous l’indiquerons le cas échéant.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) (3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07).

Pour toute question relative à cette politique ou à vos données personnelles : votre cabinet.